Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRuG) – Ein Segen mit Schwachstellen für Unternehmen

Auf Grundlage der Digitalisierungsrichtlinie aus dem Jahr 2019 soll die Gründung von Gesellschaften und die Errichtung von Zweigniederlassungen durch den Einsatz digitaler Instrumente und Verfahren europaweit grenzüberschreitend vereinfacht und effizienter gestaltet werden. Der BDI begrüßt die Digitalisierung im Gesellschaftsrecht, weist aber auf Hindernisse in der praktischen Umsetzung für Unternehmen hin.

Das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz hat im Dezember 2020 einen Referentenentwurf für ein Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie vorgelegt. Dieser enthält Regelungen zur Online-Gründung der GmbH und weitere digitale Verfahren zur Registeranmeldung, Regelungen zur Offenlegung von Registerinformationen und zu den Gebühren sowie Regelungen für einen verbesserten grenzüberschreitenden Informationsaustausch über Zweigniederlassungen. Anfang Februar 2021 hat die Bundesregierung einen entsprechenden Gesetzentwurf beschlossen.

Kritisch: Die örtliche Beschränkung der notariellen Zuständigkeit beim Einsatz der Videokommunikation

Mit dem Entwurf wird ein Online-Videokommunikationssystem eingerichtet, das die vollständige Abwicklung der Online-Gründung der GmbH unter Einbindung der Notare ermöglicht. Anders als in der analogen Welt kann man allerdings nicht zu jedem beliebigen Notar gehen. Die Beteiligten müssen einen Notar (virtuell) aufsuchen, der seinen Amtsbereich am Sitz der Gesellschaft oder am Wohnsitz eines der Gesellschafter hat.

Mit dieser örtlichen Beschränkung der notariellen Zuständigkeit  soll verhindert werden, dass eine zu starke überregionale Konzentration von Urkundstätigkeiten mittels Videokommunikation bei einzelnen Notaren eintritt. Diese Regelung ist aus Sicht des BDI nicht sinnvoll, denn sie verkompliziert eine eigentlich durch Digitalisierung mögliche Erleichterung.

Aufbruch langjähriger Geschäftsbeziehungen durch die örtliche Beschränkung der Urkundstätigkeiten beim Einsatz der Videokommunikation

Unternehmen arbeiten typischerweise mit einem Notariat oder auch einer kleinen Zahl von verschiedenen Notariaten zusammen - etwa am Sitz der Konzernobergesellschaft -, auch wenn es um die Gründung von Tochtergesellschaften in anderen Teilen Deutschlands geht. Der jeweilige Notar kennt die Anforderungen und internen Prozesse der jeweiligen Unternehmen aus langjähriger Zusammenarbeit. Wenn künftig die Möglichkeit der Videokommunikation genutzt werden soll (z. B. auch wegen der Corona-Beschränkungen), müssten die Unternehmen jeweils den örtlich zuständigen Notar aufsuchen. Dieser kennt aber vielleicht die individuellen Anforderungen und Prozesse nicht. Die Vorteile im Hinblick auf Effizienz und ggf. auch Qualität einer langjährigen gut funktionierenden Zusammenarbeit würden entfallen. 

Sprachbarrieren bei Auslandsbezug durch die örtliche Beschränkung der Urkundstätigkeiten beim Einsatz der Videokommunikation

Wenn beispielsweise ein italienischer Konzern mittels Videokommunikation eine Tochtergesellschaft oder Zweigniederlassung in Deutschland gründen oder verändern möchte, kann sich der Konzern im Rahmen einer Präsenzbeurkundung einen Notar mit italienischen oder zumindest englischen Sprachkenntnissen in Deutschland aufsuchen. Soll dieser notarielle Vorgang mittels Videokommunikation erfolgen, müsste nach der neuen Regelung der Notar am Ort der zu gründenden Tochtergesellschaft eingeschaltet werden, auch wenn dieser Notar nicht über die entsprechenden Sprachkenntnisse verfügt. Das dürfte gerade im Hinblick auf die umfangreichen Belehrungs- und Beratungspflichten der Notare keine befriedigende Lösung darstellen.

Erstreckung der Videokommunikation auf weitere beurkundungsbedürftige Vorgänge nötig!

Der Gesetzentwurf sieht für die Beurkundung des Gesellschaftsvertrags und die Gesellschafterbeschlüsse zur Gründung einer GmbH die Möglichkeit der Videokommunikation vor. Spätere Änderungen oder auch eine Sachgründung sind davon nicht umfasst. Besser wäre es, wenn auch spätere beurkundungsbedürftige Vorgänge per Videokommunikation möglich wären. Eine Beurkundungsform, die sich für die Gründung einer GmbH eignet, sollte auch für Änderungen des in der Satzung festgelegten Geschäftsjahrs, den Gesellschaftssitz oder auch Stammkapitaländerungen möglich sein.