Chatbot statt Fax: Künstliche Intelligenz in der öffentlichen Verwaltung

Künstliche Intelligenz (KI) hat das Potenzial, die öffentliche Verwaltung grundlegend zu verändern. KI kann die Effizienz, Qualität und Transparenz von Verwaltungsprozessen erhöhen und neue Dienstleistungen ermöglichen. Durch eine mit KI gestützte Verwaltung können Verwaltungsverfahren maßgeblich beschleunigt und über Chatbots- KI-basierte digitale Assistenten – die Erreichbarkeit der Verwaltung erhöht werden. Gleichwohl sind der Schutz und die Sicherheit von Daten zu gewährleisten. Für die deutsche Industrie mit durchschnittlich 200 Verwaltungskontakten pro Jahr ist effizientes und bürokratiearmes Verwaltungshandeln ein entscheidender Standortfaktor. Zugleich verfügt die Industrie über das Know-how, die Ressourcen und die Innovationskraft, um maßgeschneiderte und zukunftsfähige KI-Lösungen für die öffentlichen Bedürfnisse anzubieten.

KI kann – Einsatzszenarien von KI in der Verwaltung

Effizienz, Transparenz und Bürgernähe sind zentrale Säulen einer modernen Verwaltung. Die Integration von KI-Technologien in der öffentlichen Verwaltung bietet die Chance, Behörden zukunftsfest aufzustellen. Verwaltungsverfahren können KI-gestützt schneller erfolgen. Durch das strukturierte Analysieren von Daten kann die Transparenz gestärkt werden. Da KI-Systeme 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche im Einsatz sind, wird der Bürgerservice deutlich erhöht. KI kann zudem Verwaltungsmitarbeiterinnen und Verwaltungsmitarbeiter von monotonen Tätigkeiten, z. B. dem Prüfen von Dokumenten auf Vollständigkeit, entlasten. Die so gewonnene Zeit kann direkt für Aufgaben verwendet werden, die menschliches Handeln verlangen.

Die öffentliche Verwaltung ist sowohl für den Einsatz von prädiktiver wie generativer KI prädestiniert. Da Verwaltungshandeln regelbasiert ist, kann prädiktive KI-Anträge bearbeiten und Bescheide erstellen, ohne dass Mitarbeitende der Verwaltung einen Vorgang persönlich bearbeiten müssen. Dadurch können Verfahrensdauern signifikant reduziert werden, wodurch Unternehmen schneller Planungssicherheit haben. Aus Sicht der Industrie sollten Behörden insbesondere Anträge in „Standardverwaltungsverfahren“ spätestens binnen drei Monaten bescheiden werden. Wo immer möglich sollte eine KI-basierte Vollautomatisierung zu ad-hoc-Entscheidungen führen.

In Baden-Württemberg wird aktuell der Einsatz generativer KI erprobt. Mit dem KI-Tool F13 können Textzusammenfassungen und Vermerke verfasst werden. Die Mitarbeitenden der Verwaltung müssten primär diese dann noch kritisch prüfen und bei Bedarf anpassen. Generative KI kann auch als Chatbot, wie in Bad Oeynhausen oder Heidelberg, zum Einsatz kommen. Dort beantworten die digitalen Assistenten Colon Sültemeyer und Lumi einfache Anliegen von Bürgerinnen und Bürgern – und das zu jeder Uhrzeit 365 Tage im Jahr.

Was es dafür braucht: Sieben Handlungsempfehlungen der Industrie

Die öffentliche Verwaltung sollte die Potenziale von KI nutzen, um ihre internen und externen Prozesse systematisch zu verbessern. Aus Sicht der deutschen Industrie gilt es, folgende sieben Maßnahmen konsequent umzusetzen, damit die deutsche Verwaltung die Chancen von KI bestmöglich nutzen kann:

• KI-Expertise in der öffentlichen Verwaltung aufbauen und zugänglich machen: Um den Einsatz von KI-Systemen in der öffentlichen Verwaltung langfristig erfolgreich zu gestalten, braucht es eine breite Basis an KI-Expertise unter den Verwaltungsangestellten. Alle Mitarbeitende sollten grundlegende Kenntnisse über die Funktionsweise, die möglichen Anwendungsszenarien sowie die Grenzen des Einsatzes von KI-Technologien erlangen.
• Unternehmen in Entwicklung und Nutzung von KI-Anwendungen einbeziehen: Statt kostspielige Eigenentwicklungen zu forcieren, sollte die Verwaltung auf qualitativ hochwertige am Markt verfügbare Lösungen setzen. Durch hochperformante Lösungen wird das Vertrauen in die Leistungsfähigkeit des Staates deutlich gestärkt.
• Aktuelles Verwaltungshandeln digitalisieren, um passgenaue Trainingsdaten vorzuhalten: KI-Systeme, die für Entscheidungsprozesse eingesetzt werden, können nur dann effizient in der öffentlichen Verwaltung eingesetzt werden, wenn sie auf Basis hochwertiger Trainingsdaten entwickelt werden. Daher müssen die Digitalisierung von Akten aber auch die Registermodernisierung entschlossen vorangetrieben werden.
• Qualitativ hochwertige Lösungen einsetzen: Bei der Auswahl von KI-Lösungen sollte die Performance von KI-Technologien und deren Output-Qualität höher gewichtet werden als deren initiale Beschaffungskosten.
• Zentrale Koordination und Best-Practice-Austausch etablieren: Die deutsche Verwaltung sollte nicht in jeder Kommune das Rad neu erfinden, sondern den Einsatz von KI-Lösungen möglichst zentral koordinieren. So kann mit geringeren Haushaltsmitteln ein besseres Ergebnis erzielt werden. Das Beratungszentrum für Künstliche Intelligenz im Bundesinnenministerium könnte diese Aufgabe übernehmen.
• Cyberresiliente KI-Lösungen entwickeln und einsetzen: Bei der Entwicklung und Nutzung KI-basierter Lösungen in der öffentlichen Verwaltung sollten die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entwickelten Grundsätze für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz berücksichtigt werden. Ein Höchstmaß an Cyberresilienz stärkt das Vertrauen in den Staat.
• Verwaltungsverfahren durch KI überprüfen, optimieren und fallbezogen automatisieren: KI sollte im Sinne des Bürokratieabbaus eingesetzt werden, um zu evaluieren, ob ein Verfahren in seiner aktuellen Form den Anforderungen von Effizienz und Nutzerorientierung gerecht wird.