Der Weg zur verpflichtenden E-Rechnung

Die nationale E-Rechnungspflicht für zwischenunternehmerische Umsätze ist Voraussetzung zur Einführung des steuerlichen Meldesystem analog zu den europäischen Plänen für innergemeinschaftliche Lieferungen und Dienstleistungen nach der ViDA-Richtlinie (VAT in the Digital Age). Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine allgemeine E-Rechnungsempfangspflicht für alle Unternehmen. Die Ausstellungspflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von 800 Tsd. Euro gilt ab dem 1. Januar 2027. Die allgemeine Ausstellungspflicht für alle Unternehmen gilt ab dem 1. Januar 2028, Kleinstunternehmen ausgenommen.

Problem: Validierung – Rechnungsprüfung

Es besteht eine Pflicht zur Überprüfung der E-Rechnung. Nach dem zweiten BMF-Schreiben zur Einführung der E-Rechnung führen Validierungsfehler nur in Bezug auf das E-Rechnungsformat (CEN-Norm 16391) und die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben zu umsatzsteuerrechtlichen Konsequenzen. Bei Formatfehlern liegt eine sonstige Rechnung vor, bei inhaltlichen Fehlern liegt keine ordnungsgemäße Rechnung vor, was zum Versagen des Vorsteuerabzugs führt.

Derzeit sehen sich Unternehmen sowohl auf der Ausgangsseite als auch auf der Eingangsseite mit unterschiedlichen Validierungslösungen und -ergebnissen konfrontiert, was zu viel Abstimmungsaufwand und Rechtsunsicherheit führt. Es ist unklar, wessen Validierungsergebnis das maßgebliche ist. Daher bedarf es einer einheitlichen Regelung für die Validierung. Das BMF könnte für mehr Rechtssicherheit geeignete Validierungsanwendungen vorschlagen oder ein freiwillig anzuwendendes staatliches Validierungstool zur Verfügung stellen.

Problem: Unklarheiten beim Ausfüllen der E-Rechnungsfelder

Die E-Rechnungsnorm lässt zu viel Interpretationsspielraum für das Eintragen der umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben zu, was zu Validierungsfehlern mit der Konsequenz nicht ordnungsgemäßer Rechnungen führt. Um dieser Problematik zu begegnen, veröffentlichten die staatliche Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) und der Verein für elektronische Rechnung (VeR) im Jahr 2025 in Abstimmung mit der Unternehmenspraxis eine Empfehlung für die Belegung der E-Rechnungsfelder mit den umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben. Das BMF hat diese Empfehlungen zudem in seinem FAQ-Katalog aufgenommen.

Die aktuellen Validierungsprobleme zeigen, dass diese freiwillige Hilfestellung nicht zu einer einheitlichen Anwendung dieser Vorgaben geführt hat. Dies kann nur über rechtsverbindliche Leitlinien erreicht werden, die zügig durch die Finanzverwaltung veröffentlicht werden sollte. Die IT-Unternehmen brauchen eine ausreichende Vorlaufzeit, um ihre E-Rechnungssoftware zu programmieren und in den Unternehmen zu testen. Nur so können diese ab dem 1. Januar 2027 die Ausstellungspflicht rechtssicher erfüllen.

Problem: Vorsteuerabzug ab dem 1. Januar 2027

Trotz Ausstellungspflicht von E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2027 bzw. ab dem 1. Januar 2028 bestehen weiterhin große Probleme bei der Verwendung der E-Rechnung. Zu den bereits geschilderten Problemen kommt hinzu, dass bisherige Erleichterungen zur Erfüllung der USt-Pflichtangaben im strukturierten Format nicht länger anwendbar sind, was zu Umstellungsproblemen und Rechtsunsicherheit führt. Mit der kommenden Ausstellungspflicht befürchten die Unternehmen, dass durch die geschilderten Probleme der Rechnungsempfänger die Annahme der Rechnung verwehrt, aus Angst vor dem Versagen des Vorsteuerabzugs und es somit zu einem Zahlungsstopp im Wirtschaftsverkehr kommt.

Diese Entwicklung muss verhindert werden. Die deutsche Finanzverwaltung kann nach der europäischen Rechtslage erst mit Einführung des europäischen Meldesystems ab dem 1. Juli 2030 den Vorsteuerabzug von dem Vorliegen einer elektronischen Rechnung abhängig machen. Bis zu diesem Datum können die Unternehmen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug auch auf andere Weise, z. B. durch eine sonstige Rechnung, nachweisen. Die Finanzverwaltung muss klarstellen, dass bis zur Einführung des EU-Meldesystems am 1. Juli 2030 der Vorsteuerabzug bei Vorliegen einer ordnungsgemäßen sonstigen Rechnung trotz Inkrafttreten der Ausstellungsverpflichtung am 1. Januar 2027 gewährt werden muss.

Problem: Rechtsunsicherheit der FAQs

Das BMF hat frühzeitig auf die offenen Fragestellungen zur Umsetzung der E-Rechnung reagiert und Antworten in dem FAQ-Katalog im Internet veröffentlicht. Das fördert Transparenz, schafft aber keine Rechtssicherheit. Es ist daher unerlässlich, bestimmte Ausführungen aus dem FAQ-Katalog in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass zu integrieren. Darin festgelegte Vereinfachungsregelungen sollten zudem nicht nur für einzelne Branchen, sondern allgemein gelten.