Sachzuwendungen: Steuervereinfachung und digitale Abrechnung

Viele Unternehmen lassen ihren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern oder Dritten (z. B. Geschäftspartner oder Kunden) Sachzuwendungen zukommen. Typische Beispiele sind Aufmerksamkeiten zu einem persönlichen Anlass (z. B. ein Blumenstrauß zum Geburtstag), Gutscheine, Sachzuwendungen im Rahmen einer Veranstaltung oder Betriebsveranstaltung (z. B. Weihnachtsfeier) oder Bewirtungen aus geschäftlichem oder betrieblichem Anlass (z. B. Arbeitsessen mit Geschäftspartner). Obwohl dies alltägliche Vorgänge sind, sind sie in der Praxis mit großem steuerrechtlichem Aufwand verbunden.  

Geltende steuerliche Regelungen schaffen großen Aufwand und behindern die Digitalisierung 

Die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Regelungen und Aufzeichnungspflichten zu Sachzuwendungen sind so komplex, dass sie sich nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand in einen digitalen Prozess übersetzen lassen. Ausgefeilte, IT-gestützte Abrechnungslösungen mit den erforderlichen Schnittstellen kommen meist nur bei wenigen Großunternehmen in Frage und sind für die breite Masse mittelständischer Unternehmen nicht leistbar. In der Unternehmenspraxis verursacht die Besteuerung von Sachzuwendungen daher oftmals großen manuellen Aufwand. Dies steht einer Automatisierung der Entgeltabrechnung im Wege und bindet erhebliche personelle Ressourcen, die angesichts des Fachkräftemangels vielfach gar nicht zur Verfügung stehen. Zudem führt die Kleinteiligkeit der geltenden Regelungen zu Rechtsunsicherheit und zu einem erhöhten Fehlerrisiko. 

Umfassende Vereinfachung und Digitalisierung  

Die steuerrechtliche Behandlung von Sachzuwendungen sollte daher grundlegend vereinfacht und in enger Abstimmung mit der betrieblichen Praxis digitaltauglich ausgestaltet werden. Unternehmen sollten die Möglichkeit erhalten, für eine grundlegend vereinfachte und digital abbildbare steuer- und sozialversicherungsrechtliche Abrechnung von Sachzuwendungen, Bewirtungen, und Veranstaltungen bzw. Betriebsveranstaltungen zu optieren. Ziel muss es sein, dass jede Eingangsrechnung in einem automatischen und digitalen Prozess zu einer Buchung führen kann. Damit der Reformvorschlag sein volles Vereinfachungspotenzial entfalten kann, ist zudem eine Synchronisation mit den angrenzenden Rechtsbereichen (Umsatzsteuer, Ertragsteuern und Sozialversicherung) erforderlich. 

Eckpunkte des BDI-Reformvorschlags 

• Die Besteuerung der Sachzuwendungen, Bewirtungen und Veranstaltungen bzw. Betriebsveranstaltungen erfolgt mit festen pauschalen Steuersätzen. 

• Der Besteuerungsvorgang orientiert sich an unternehmerischen Prozessen und wird vollständig digitalisierbar, d. h. die Abrechnung kann komplett programmgesteuert abgewickelt werden. 

• Die Regelung sollte als Option für die Unternehmen ausgestaltet werden. Unternehmen können die Option nutzen, müssen es aber nicht. Kleine Unternehmen oder Unternehmen, die z. B. eine geringe Komplexität der innerbetrieblichen Abläufe aufweisen, können weiterhin die bestehenden Regelungen anwenden.   

• Auf alle steuerbegünstigenden Sonderwertgrenzen wird im Rahmen der Pauschalsteueroption verzichtet, z. B. 50 Euro-Freigrenze, 60 Euro-Aufmerksamkeitsgrenze, 110 Euro-Freibetrag für Betriebsveranstaltungen. 

• Die Besteuerung wird so erheblich vereinfacht und die Aufzeichnungspflichten werden deutlich reduziert.  

• Die vollständige Besteuerung wird sichergestellt und ist leichter nachprüfbar. Damit reduzieren sich Steuerrisiken und Rechtsstreitigkeiten ebenso wie der Verwaltungs- und Kontrollaufwand.