Kleine Zuwendung, großer Aufwand

Zahlreiche Einzelregelungen zur steuerlichen Behandlung von Sachzuwendungen und Bewirtungen verursachen in Unternehmen einen hohen administrativen Aufwand. So müssen Unternehmen bei Gutscheinen etwa prüfen, ob steuerlich eine Sach- oder eine Geldleistung vorliegt. Für persönliche Aufmerksamkeiten gelten andere Grenzen als für monatliche Sachzuwendungen oder Betriebsveranstaltungen. Bei Bewirtungen hängt die steuerliche Behandlung davon ab, wer aus welchem Anlass eine Mahlzeit erhält. Selbst die Pauschalbesteuerung nach § 37b EStG vereinfacht die Abrechnung nur teilweise, da weiterhin empfänger- und jahresbezogene Begrenzungen zu beachten sind. Hinzu kommen sozialversicherungsrechtliche Vorgaben, die zusätzliche Prüfungen erforderlich machen können.

Was im Unternehmen als kleine Zuwendung beginnt, zieht deshalb häufig mehrere Arbeitsschritte nach sich. Belege müssen geprüft, Personen zugeordnet und steuerliche sowie sozialversicherungsrechtliche Folgen bewertet werden. Oft sind daran verschiedene Abteilungen beteiligt. Das bindet personelle Ressourcen, erhöht das Fehlerrisiko und steht einer automatisierten Abrechnung im Weg. Aufwendige IT-Lösungen können diese Prozesse zwar unterstützen, kommen aber vor allem für größere Unternehmen infrage. Für viele mittelständische Unternehmen bleibt daher ein erheblicher Teil der Arbeit manuell.

Ein Wahlrecht für eine einfachere Abrechnung

Der BDI schlägt vor, die bestehenden Regelungen um ein Wahlrecht für eine vereinfachte Pauschalierung zu ergänzen. Unternehmen mit einer großen Zahl an Sachzuwendungen, Bewirtungen oder Veranstaltungen könnten sich für ein einheitliches und digital abbildbares Verfahren entscheiden. Unternehmen, für die die geltenden Regelungen und Wertgrenzen praktikabler sind, könnten diese weiterhin anwenden. Eine neue Pflicht soll nicht entstehen.

Entscheidet sich ein Unternehmen für das vereinfachte Verfahren, soll es dieses für alle erfassten Sachzuwendungen, Bewirtungen und Veranstaltungen des jeweiligen Wirtschaftsjahres nutzen. Die bisherigen steuerbegünstigenden Sonderwertgrenzen würden innerhalb dieses Modells nicht berücksichtigt. Im Gegenzug entfielen viele Einzelfallprüfungen.

Bei der Höhe der Pauschalsteuersätze müsste berücksichtigt werden, dass dann auch Zuwendungen in die Bemessungsgrundlage einfließen, die nach den geltenden Regelungen steuerfrei bleiben können. Der BDI spricht sich deshalb für eine insgesamt aufkommensneutrale Ausgestaltung aus. Ziel der Reform ist keine Steuerersparnis, sondern eine einfachere, rechtssichere und digital umsetzbare Abrechnung.

Besteuerung dort, wo der Aufwand entsteht

Das vorgeschlagene Verfahren soll möglichst eng an den betrieblichen Abläufen ansetzen. Maßgeblich wären grundsätzlich die tatsächlichen Aufwendungen des zuwendenden Unternehmens. Eine Eingangsrechnung sollte automatisiert zu einer Buchung und diese unmittelbar zur steuerlichen Behandlung führen können.

Für Waren, Gutscheine und andere Sachzuwendungen soll ein fester Pauschalsteuersatz gelten. Bewirtungen sollen ebenfalls anhand der tatsächlichen Aufwendungen pauschal besteuert werden können. Eine individuelle Aufzeichnung der bewirteten Personen und des jeweiligen Anlasses wäre innerhalb des neuen Verfahrens nicht erforderlich.

Auch bei Veranstaltungen soll der tatsächliche Aufwand maßgeblich sein. Teilnehmeraufzeichnungen und die Prüfung der Anzahl der Betriebsveranstaltungen könnten im Optionsmodell entfallen. Der Betriebsausgaben- und der Vorsteuerabzug sollen erhalten bleiben.

In der Praxis gehen Rechnungen für Veranstaltungen häufig erst nach dem Veranstaltungstermin ein. Die pauschale Besteuerung und Verbeitragung sollte deshalb im Monat des letzten Rechnungseingangs erfolgen können. So knüpft die Abrechnung an einen Vorgang an, den Unternehmen für ihre Buchführung ohnehin erfassen müssen. Zusätzliche Aufzeichnungspflichten werden vermieden.

Vereinfachung muss über die Lohnsteuer hinausgehen

Eine Reform der lohnsteuerlichen Vorgaben allein reicht nicht aus. Müssten Unternehmen Sachzuwendungen für die Sozialversicherung weiterhin einzelnen Beschäftigten zuordnen, bliebe ein wesentlicher Teil des bisherigen Aufwands bestehen. Der BDI schlägt deshalb pauschale Sozialversicherungsbeiträge vor, die keine individuelle Verbeitragung und Aufzeichnung auslösen.

Auch die umsatzsteuerliche Behandlung und der Betriebsausgabenabzug müssen auf das neue Verfahren abgestimmt werden. Gleiches gilt für die Vorgaben der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung und der Entgeltbescheinigungsverordnung. Bleiben dort umfangreiche Dokumentationspflichten bestehen, kann das neue Modell sein Vereinfachungspotenzial nicht ausschöpfen. Für Sachzuwendungen an Beschäftigte durch Dritte braucht es ebenfalls eine praxistaugliche Lösung.

Eine spürbare Entlastung entsteht nur, wenn Steuerrecht, Sozialversicherungsrecht und betriebliche Prozesse zusammenpassen. Der BDI-Vorschlag verbindet deshalb eine einheitliche Pauschalierung mit weniger Einzelaufzeichnungen und einer Abrechnung auf Grundlage der tatsächlich gebuchten Aufwendungen. Entscheidend ist ein Verfahren, das Unternehmen vollständig digital anwenden können und das zugleich eine vollständige und besser prüfbare Besteuerung sicherstellt.