Staatsmodernisierung ist mehr als weniger Papierkram

Bürokratie ist in einem Rechtsstaat unverzichtbar. Sie schafft Verlässlichkeit, schützt Menschen und Umwelt und gibt Unternehmen Rechtssicherheit. Zum Problem wird sie dort, wo Vorgaben überkomplex, uneinheitlich oder nicht praxistauglich sind. Dann bindet Verwaltung nicht nur Ressourcen, sondern verhindert Investitionen, verzögert Projekte und schwächt die Wettbewerbsfähigkeit des Standorts.

Die Dimension ist erheblich: Der Nationale Normenkontrollrat verweist für 2025 auf jährliche Bürokratiekosten von rund 64 Milliarden Euro. Zugleich ist der zusätzliche Erfüllungsaufwand seit 2011 deutlich gestiegen. Die Bürokratiekosten für Unternehmen in Deutschland sind laut Analyse der Deutschen Bundesbank und betragen rund 7 Prozent des Jahresumsatzes. Der Befund bleibt daher eindeutig: Das Belastungsniveau für Unternehmen ist weiterhin viel zu hoch und die Trendwende ist noch nicht im betrieblichen Alltag angekommen.

Industrieunternehmen spüren diese Belastungen besonders stark, weil sie die Power-User der Verwaltung sind. Im Durchschnitt haben Industrie-Unternehmen rund 200 Behördenkontakte pro Jahr: Von Genehmigungen über Förderanträge bis zu Melde-, Nachweis- und Statistikpflichten. Gerade im Mittelstand fehlen oft Personal und Zeit, um wachsende Berichts- und Dokumentationspflichten neben dem Tagesgeschäft zu bewältigen.

Vom Entlastungspaket zur echten Strukturreform

Der politische Wille zur Staatsmodernisierung ist erkennbar. Modernisierungsagenda, Entlastungskabinett, Berichtsentlastungsgesetz und föderale Modernisierungsagenda setzen richtige Akzente. Auch einzelne Vereinfachungen, etwa im Steuer-, Verkehrs- oder Gesundheitsbereich, sind wichtig. Entscheidend ist jedoch nicht die Zahl der Beschlüsse, sondern die Wirkung in den Unternehmen: Werden Verfahren kürzer? Werden Nachweise weniger? Sind digitale Lösungen wirklich praktikabel? Und entstehen weniger neue Pflichten als alte abgebaut werden?

Der BDI hat immer wieder deutlich gemacht: Kleinteilige Artikelgesetze reichen nicht, wenn gleichzeitig neue Belastungen entstehen. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz der letzten Bundesregierung war ein Schritt, blieb aber weit hinter den Erwartungen der Wirtschaft zurück. Von hunderten Vorschlägen aus der Verbändeabfrage wurde nur ein kleiner Teil aufgegriffen. Die EU-Kommission hat sich mit ihrer Vereinfachungsagenda das Ziel von minus 25% bzw. 35% für kleine und mittlere Unternehmen an Bürokratiekosten gesetzt. Erste konkrete Erfolge kann die Kommission vorweisen: der sogenannte „Nachhaltigkeits-Omnibus“ zur Vereinfachung der Vorgaben der Nachhaltigkeitsberichterstattungs-Richtlinie und der Lieferketten-Richtlinie hat das Gesetzgebungsverfahren weitestgehend passiert, die Vereinfachungen sollen also kommen. Doch neben Licht, gibt es auch Schatten. Im September 2025 hat die dänische Ratspräsidentschaft berechnet, dass kürzlich beschlossene und im Gesetzgebungsprozess befindliche Richtlinien und Verordnungen zu jährlichen Mehrbelastungen bei den Unternehmen von bis zu 85,9 Milliarden Euro führen werden. Hiervon werden auch Unternehmen in Deutschland nicht verschont bleiben. Deshalb braucht Deutschland einen systematischen Ansatz, der bestehende Pflichten überprüft, überflüssige Vorgaben streicht und neue Belastungen von Anfang an begrenzt.

Der Anspruch muss höher sein als die Fortschreibung bekannter Programmatik. Die Bundesregierung hat mit der 21. Wahlperiode im Koalitionsvertrag endlich Netto-Abbauziele beschlossen. Diese sollte Sie konsequent umsetzen. Die Bürokratiebremse (One-in, one-out) hat bisher nicht funktioniert. Warum also auf One-in, two oder three out erhöhen? Entscheidend dabei ist die Streichung der Ausnahmen. Müsste die Bundesregierung die Regel einhalten inkl. der Belastungen aus Brüssel entstünde politischer Druck, national noch mehr zu tun und sich auf europäischer Ebene noch stärker für Entlastungen einzusetzen und der Wirtschaft neuen Schwung zu geben.

BDI-Präsident Peter Leibinger bringt den Zusammenhang zwischen Bürokratieabbau und Wachstum auf den Punkt: „Spürbare Bürokratieentlastung ist ein Konjunkturprogramm zum Nulltarif.“

Genau darin liegt der wirtschaftspolitische Hebel. Weniger unnötige Bürokratie kostet den Staat nicht zwingend mehr Geld, setzt aber in Unternehmen Zeit, Personal und Investitionskraft frei.

Mehr Vertrauen, mehr Systemgerechtigkeit

Eine Kernforderung des BDI ist ein neuer, vertrauensbasierter Regulierungsansatz. Der Staat soll klare Ziele und Schutzstandards setzen. Unternehmen sollten aber mehr Verantwortung dafür erhalten, wie sie diese Ziele erreichen. Das bedeutet nicht weniger Schutz, sondern bessere Regeln: Risikoorientiert, verständlich, verhältnismäßig und digital vollziehbar.

Die vom BDI initiierte Agenda EinfachStaat formuliert dafür ein klares Leitbild: Weniger Einzelfallabsicherung, mehr Systemgerechtigkeit; weniger Mikromanagement, mehr Zielorientierung; weniger nationale Sonderwege, mehr 1:1-Umsetzung europäischer Vorgaben.

BDI-Hauptgeschäftsführerin Tanja Gönner sagt dazu: „Für die Industrie steht die Einführung einer stärker vertrauensbasierten Regulierung an erster Stelle.“

Die Gesetzgebung müsse stärker davon ausgehen, dass Menschen und Unternehmen sich rechtskonform verhalten.
Konkret heißt das: Bagatellgrenzen, Pauschalierungen und Stichproben sollten häufiger genutzt werden. Vorhandene Zertifizierungen und Prüfungen sollten dort anerkannt werden, wo sie denselben Sachverhalt bereits belastbar abdecken. Neue Berichts-, Dokumentations- und Statistikpflichten sollten nur in begründeten Ausnahmefällen eingeführt werden und nur wenn ihr Nutzen den Aufwand rechtfertigt und die digitale Umsetzung von Anfang an mitgedacht ist.

Besonders wichtig ist ein Mentalitätswechsel im Gesetzgebungsprozess. Künftig sollte nicht die Entlastung begründungspflichtig sein, sondern der Fortbestand jeder belastenden Pflicht. Wenn eine Berichtspflicht keinen klaren Nutzen mehr hat, nicht digital anschlussfähig ist oder mehrfach dieselben Daten abfragt, sollte sie entfallen. Einige Bundesländer, etwa Nordrhein-Westfalen und Baden-Württemberg gehen hier voran und auch im Bund ist eine Beweislastumkehr für die Abschaffung von Berichtspflichten angekündigt. Dieser Mentalitätswechsel sollte auch über Berichtspflichten hinaus Einzug halten.

Genehmigungen: Schneller werden, ohne Rechtssicherheit zu verlieren

Für industrielle Investitionen sind schnelle und rechtssichere Genehmigungen zentral. Das gilt für Produktionsanlagen, Netze, Verkehrsinfrastruktur, Energieprojekte oder den Umbau bestehender Standorte. Unternehmen brauchen Planungssicherheit, bevor sie hohe Summen investieren. Deshalb reicht es nicht, Genehmigungen nur formal zu beschleunigen. Der Gesetzgeber muss Verfahren so ausgestalten, dass Behörden zügig entscheiden und Unternehmen sich auf die Entscheidung verlassen können.

Die Agenda EinfachStaat setzt an einem strukturellen Problem an: In vielen Fachgesetzen gelten unterschiedliche Verfahren, Begriffe und Prüfmaßstäbe. Das macht die Rechtsanwendung komplexer, als sie sein müsste. Erfolgreiche Beschleunigungsregeln aus Spezialgesetzen sollten deshalb in einem einheitlicheren Verfahrensrecht gebündelt und auf andere Anlagentypen übertragen werden. Was bei besonders priorisierten Projekten möglich ist, sollte auch in der Breite zum Maßstab werden.

Gleichzeitig muss der Gesetzgeber die Ursachen langsamer Verfahren genauer adressieren. Nicht jede Verzögerung entsteht im Verwaltungsvollzug. Häufig liegt das Problem in einer über Jahre gewachsenen Regelungskomplexität mit umfangreichen Prüfgegenständen, Nachweisen und Abwägungen. Wer wirklich Tempo will, muss daher auch das zugrunde liegende Recht einfacher, verständlicher und entscheidungsorientierter machen.

Genehmigungsfiktionen können bei standardisierten Fällen helfen. Bei komplexen Industrieanlagen reichen sie jedoch häufig nicht aus. Belastbare Rechtssicherheit ist mindestens ebenso wichtig wie Geschwindigkeit. Deshalb braucht es klare Fristen, gut ausgestattete Behörden, digitale Aktenführung und eine Konzentration auf entscheidungsrelevante Fragen.

Digitale Verwaltung: Daten nur einmal melden

Die Digitalisierung ist ein zentraler Hebel für die Staatsmodernisierung. Ein Onlineformular allein macht noch keinen digitalen Staat. Solange Daten mehrfach eingegeben, Nachweise wiederholt hochgeladen und Prozesse im Hintergrund weiter papiergebunden bearbeitet werden, bleibt der Entlastungseffekt begrenzt.

Ziel muss eine durchgängig digitale Verwaltung nach dem Once-Only-Prinzip sein: Unternehmen übermitteln Daten einmal, anschließend können zuständige Stellen sie mit klaren Zugriffsrechten und unter Wahrung des Datenschutzes weiterverwenden. Dafür braucht es moderne Register, gemeinsame technische Standards und verbindliche Schnittstellen über Bund, Länder und Kommunen hinweg. Die Registermodernisierung darf nicht länger ein Zukunftsversprechen bleiben, sondern muss konkrete Verwaltungsleistungen einfacher machen.

Auch europäisch bietet die Digitalisierung Chancen. Eine EU-weit nutzbare Business Wallet kann Unternehmen helfen, Identitäten, Berechtigungen und Nachweise sicher digital zu verwenden. Für grenzüberschreitend tätige Unternehmen wäre das ein praktischer Beitrag zu weniger Binnenmarkt-Bürokratie.

Europa: Weniger Gold-Plating, mehr Wettbewerbsfähigkeit

Viele Pflichten entstehen auf europäischer Ebene oder werden dort vorbereitet. Deshalb muss Bürokratieabbau auch in Brüssel ansetzen. Sinnvoll sind dabei gebündelte Vereinfachungspakete, Stichwort Omnibusse. Sie können bestehende Rechtsakte gleichzeitig straffen und Widersprüche abbauen, wenn sie nicht nur redaktionell nachbessern, sondern echte Entlastung schaffen.

Zugleich braucht Europa bessere Rechtsetzung. Neue Regeln sollten frühzeitig auf Wettbewerbsfähigkeit, Vollzugstauglichkeit und digitale Umsetzbarkeit geprüft werden. Wer industrielle Transformation, Klimaschutz und Resilienz will, darf Unternehmen nicht durch unnötige Nachweis- und Berichtslasten von Investitionen abhalten. Insgesamt ist die Kommission zu regulatorischer Zurückhaltung aufgefordert und sollte nur Initiativen einbringen, wenn diese unbedingt notwendig sind.

Deutschland sollte europäische Vorgaben grundsätzlich 1:1 umsetzen und zusätzliche nationale Verschärfungen vermeiden. Dieses Gold-Plating führt häufig zu Mehraufwand, ohne dass der zusätzliche Nutzen klar belegt ist.

Was jetzt zu tun ist

Der BDI plädiert für ein wirksames Berichtsentlastungsgesetz, dass die Beweislast umkehrt: Nicht Unternehmen müssen erklären, warum eine Pflicht entfallen kann; zuständige Ressorts sollten begründen, warum sie fortbestehen muss. Außerdem müssen die Netto-Abbauziel eingehalten und die Ausnahmen der (weiterzuentwickelnden) Bürokratiebremse endlich gestrichen werden.

Die Bundesregierung muss Industriegenehmigungen beschleunigen und ein einheitliches Verwaltungsverfahrensgesetz schaffen. Ebenso muss die digitale, bürokratiearme Verwaltung (as a Service) Realität werden. Dafür muss der Gesetzgeber die Behörden in die Lage versetzen, als Ermöglicher handeln zu können.

Zu guter Letzt müssen Bund, Länder, Kommunen und EU ihre Maßnahmen besser verzahnen. Unternehmen erleben Belastungen nicht getrennt nach staatlichen Ebenen, sondern als ein Verfahren, einen Antrag, eine Frist oder eine Berichtspflicht, egal aus welcher Quelle.

Staatsmodernisierung ist damit weit mehr als Verwaltungsvereinfachung. Er ist ein Wachstumsprogramm, ein Innovationsprogramm und ein Entlastungsprogramm zugleich. Wenn Deutschland einfacher wird, gewinnen Unternehmen Freiräume, Behörden Entscheidungskraft und Bürger Vertrauen in einen Staat, der funktioniert. Genau darin liegt der Konjunkturimpuls.